Digitale møter har blitt en del av den nye arbeidshverdagen for mange bedrifter. Her er tipsene til hvordan du kan gjennomføre møtene uten tekniske problemer.
Bli sett og hørt
– God kvalitet på lyd og bilde er avgjørende for å kunne fokusere på møtets innhold, og ikke på teknikken. I den nye verden vi lever i nå, blir det viktig å ha utstyr som bidrar til gode digitale møteopplevelser for alle parter, sier Jørn Jamissen, salgssjef i Mobit.
– Det er avgjørende at utstyret fungerer optimalt – både for de som deltar digitalt, men også for de som befinner seg på møterommet på arbeidsplassen, sier han.
En Infact-undersøkelse viser at nesten 60 prosent av nordmenn har utfordringer med lyd og bilde når de har møter via video. Heldigvis er det enkle grep du kan ta for å forbedre opplevelsen.
Mer info: Mobit kan hjelpe deg med gode digitale løsninger på møterommet!
Lyd-optimalisering
– Mange tenker kanskje at et hodesett er litt voldsomt, men det å ha en mikrofon nær munnen vil forbedre lyden betraktelig, samtidig som det reduserer sjenerende bakgrunnsstøy. Når du skal presentere i et digitalt møterom, ønsker du at de andre deltagerne oppfatter tydelig det som blir sagt. En mikrofon på eller sammen med et hodesett vil være en god løsning, sier Jamissen.
Det er også mulig å plassere en høyttalertelefon i rommet, slik at du får frihet til å bevege deg rundt mens du snakker.
– Duplex lyd sørger for at lyden glir uavbrutt begge veier, selv hvis noen snakker i munnen på hverandre, sier Jamissen.
Bildekvalitet er viktig
Over 40 prosent av nordmenn har nå videomøter hver eneste arbeidsdag, og undersøkelsen viser at dårlig videobilde er noe av det vi irriterer oss mest over i et digitalt møte.
– Kameraene som kommer med en rimelig laptop, kan ikke sammenlignes med kvaliteten du får med et webkamera. Et skikkelig kamera kan blant annet takle vanskelige lysforhold, samt hvem og hvor mange som kan være med i bildeutsnittet, sier Jamissen.
– En stor ledergruppe kan få problemer med å få plass foran et skjermkamera. Et kraftigere kamera gjør det mulig å fange flere deltagere i et større rom.
Det er også viktig med gode skjermer på hjemmekontoret. Det anbefales å enten ha to skjermer eller en skjerm med ekstra bred skjermflate.
– På denne måten kan man se de andre deltagerne og deres reaksjoner mens man presenterer. For at et digitalt møte fullt ut skal kunne erstatte det fysiske møtet, må man kunne se kroppsspråk og ansiktsuttrykk. Da er solid kvalitet på lyd og bilde avgjørende, sier Jamissen.
Se noe av utstyret Mobit anbefaler her!
«Møteroms-hub»
Ofte styres møtet fra et fysisk møterom, mens en eller flere deltar digitalt. For at et møte skal bli godt og effektivt, stilles det dermed høye krav til utstyret på selve møterommet.
– Det er avgjørende med god lyd i det fysiske møterommet. Når flere deltagere er i rommet og de holder avstand til hverandre, bør flere mikrofoner være strategisk plassert i rommet for å plukke opp lyden fra samtlige tilstedeværende.
I tillegg er det viktig å ha en god kameraløsning.
– Vi liker å tenke på et digitalt møterom omtrent som en TV-produsert livesending. For å få en proff framtoning på møtet, bør man tenke på helheten. Det innebærer at man må tenke på lysforhold og akustikk, men også på det å holde møterommet ryddig. Selv om møtet foregår digitalt, er det neppe noen god idé å sitte i joggedress omgitt av tomme kaffekopper og løse kabler rundt i rommet. Man må hele tiden tenke over hva man ønsker å formidle, sier Jamissen.
Mobit kan gjennomføre en digital befaring hos din bedrift. Mer info her!
Lær å bruke utstyret
Når en bedrift har fått utstyret på plass, er det viktig å få skikkelig opplæring slik at alle vet hvordan løsningene fungerer.
– Dette betyr at alle brukerne må settes inn i det tekniske på møterommet, men også i hvordan man samhandler i et digitalt møterom.
Jamissen tror mange ikke er klar over alle de gode samarbeidsmulighetene som kommer med de digitale løsningene.
– Målet er å få effektivitet i samhandlingen, og tjenestene er så mye mer enn kun videooverføring. Ved å bruke Microsoft-programmet Teams for eksempel, kan deltagerne jobbe samtidig i digitale dokumenter og presentasjoner.
Mobit kan komme til din bedrift og gi dere opplæring slik at dere kan ha effektive møter. Mer info her!
Rett utstyr til ditt behov
Det finnes mange løsninger for videokonferanser på markedet, men det er viktig å finne gode løsninger som passer ditt og bedriftens behov.
– Vi kan tilby pakkeløsninger for lyd og bilde, slik at du har det du trenger for at møtene skal fungere optimalt hjemmefra. Det er også viktig å vite hvilke løsninger som samhandler på tvers av ulike typer hardware og software. Der har vi god oversikt og kan veilede slik at alle systemene kan spille på lag, forklarer Jørn Jamissen.
Les mer: Disse produktene sørger for at du har et proft hjemmekontor!